沖縄ブロック学術発表会を開催する件について

僕の務めている職場は全国展開している医療法人の病院なんですね。

そんで、沖縄県の急性期総合病院のリハビリテーション部署に所属しています。

昨年度から、県内にある関連グループ病院・施設に勤務している、リハビリテーション専門職による「学術発表会」となるものを開催しました。

まぁ、他の関西ブロックや東北ブロックなどの地域では、もう何年も前から先駆的にブロック内での学術集会的なイベントを開催していたんですね。

そんなこんなもあって、沖縄ブロックでも県内のグループ病院同士の交流や結束力を高めていこうということで、学術発表会を開く事になり、、、

なんやかんやで、僕がその実行委員長を担っています。

今回の記事は、その沖縄ブロックのリハビリテーション専門職による学術発表会に向けた取り組みやマネジメントのあれこれを記載します。

沖縄ブロック学術発表会とは？

沖縄県内にある同じ医療法人の急性期病院が２つ、療養型病院１つ、老人保健施設が２つ、離島の病院が４つ。その他のクリニックやデイケア、訪問リハビリなども含めた関連施設からなるグループ形態を沖縄ブロックと呼んでいます。

その中でも急性期病院に所属しているリハビリテーション専門職の人数は多く、そのため急性期病院のリハビリテーション室の部署長が、主に沖縄ブロック長として取りまとめていました。

まぁ同じ医療法人ではあるんですが、なかなか他病院や施設のリハビリスタッフ同士の交流や勉強会などは希薄な感じではあったんですね。

そこで、同じ医療法人のグループとして、リハビリスタッフの交流や情報共有、学術発表会を通した研鑽を図ろうという狙いもあり、、、

2023年から「沖縄ブロック　リハビリテーション学術発表会」を開催することになりました。

そして、2024年の今年は僕の所属している、当院が開催ホストということで、あれこれと準備を進めていました。

開催時期は10月下旬であり、時間は13時30分から17時までの3時間半のタイムスケジュールの中に、11演題を募りました。

イメージはこんな感じです↓↓↓

予想される参加者は当院のリハビリスタッフ約５～６０名と、もう一つの急性期病院から１０名前後、そして他のグループ病院、施設の役職者とリハビリスタッフをあわせて、トータルで７０名くらいの参加人数が見込まれます。

また、離島のリハビリスタッフにはオンラインZOOMを繋げて参加できるように企画をしました。

まずは全体の組織構成を行ったこと！

参加人数が70名であり、土曜日午後の3時間半を11演題で実施する規模の学術発表会です。

そのため、準備や運営に必要な実行メンバーを選出して、担当する役割を明確化しました。

その組織構成のイメージがこんな感じです↓↓↓

事前に準備するセクションと当日に実行してもらうセクション、学術発表会にかかる費用を概算してもらう予算編成係、学術発表会後の懇親会を企画してもらう係など、その必要だと考えた係りの数は全部で15係りもありました。

それぞれの係りには、その担当する役割内容、負担量も鑑みてメンバーの人数の増減、経験年数事での割り振り、リーダーの選出を考案した感じです。

当日までのスケジューリングと定期的なミーテイング

そして、その係りにリーダーを立てて、定期的なミーティングを開きました。

スケジューリングのイメージはこんな感じです↓↓↓

その際に、学術発表会を運営するにあたっての、準備や進捗状況と企画内容を提出してもらうシートを用意しました。

イメージはこんな感じです↓↓↓

これが大事で～～

経過報告を口頭だけでなく、シートに表記して、セクションミーティングでみんなに共有することで、

「この係りはちゃんと考えてやっているなぁ」とか

「この係りはまだ内容を理解していないなぁ」とか

「この係りは全然取り組んでないんだぁ」などを

セクションミーティングで参加者に表明する仕組みを作ることで、

ミーティングの際に僕から、主体的になるように問いかけを入れました。

例えば、、

「今困っていることはありますか？」

「依頼した役割のゴールは何でしょうか？」

「その役割達成に向けて、係りのみんなで出来る事は何でしょう？」

「次のミーティングまでにできることは何でしょう？」

などなど、コーチング要素もいれつつ、次のミーティングまでのアクションプランを考えてもらいます。

更に、期限を気にすることで、各々が責任の範囲内で自主的に取り組む姿が見られるようになりました

この参加者の顔の見える関係で、自分の係りの進捗状況をシートを活用して、表明する！

これが大事です。

そして、その状況報告シートの提出に期限を定めて、定期的な声掛けを僕からも行う。

決して、丸投げにせず、本人たちの負担を考慮して、困っていたら手伝えるところはフォローして、

かと言って、過干渉になりすぎると、逆に何もしなくなることもあるので笑

この辺の関与する加減を全体のバランスを取りながら行う必要がありました。

ですが、これが難しい。

一旦は任せて、見守る。困ったら寄り添うスタンスですかね。

何でもかんでも、いわゆる「鶴の一声」で決めてしまうと、本人たちのモチベーションは下がります。

学術発表会を取り仕切る、運営側としては気をつけたいところですね。

そしてメインコンテンツとなる演題発表

そして、当日の学術発表会でメインとなる口述発表の募集を当院リハビリの７チームと他のグループ関連施設に呼びかけました。

まず、各チームの構成としては、PTは４チーム、OTは２チーム、STは１チームとなっています。

そこに、今回の学術発表会の学会長の指示もあって、透析患者さんのリハビリ介入をしている腎臓リハビリチームも加わり、全部で８チームのエントリーとなりました！

この各チームからの演題発表が、学術発表会を盛り上げるための一番のメインコンテンツになります！

チームによっては熱意や取り組む姿勢などが垣間見える、いい機会になりましたね。

さて、次回の記事は、そんな当院リハビリ８チームの演題発表を６演題に絞り込むセレクション会議を記事にします。

これが、まあ大変でした（泣）